为充分发挥综合档案的作用，加强综合档案管理，确保学校档案安全完整，使档案查（借）阅工作规范化、制度化，特制定本制度。
一、凡持有合法证明的单位或持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围，并履行相关登记手续后，均可利用属于开放范围的档案。凡向本馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权。
二、利用本馆保密档案、未开放档案及跨部门的档案，除必须持有规定证件外，还须经有关部门同意、部门负责人批准，并经档案馆馆长审批后，方可利用。涉密档案原则上不外借，确因工作需要，必须在查（借）阅事由中注明，并经学校分管校领导和档案馆负责人审批方可；查阅涉密档案人员，必须是我校在册正式职工，且中共正式党员；其复制、摘录的内容，须妥善保管，使用完毕后，必须交回档案馆销毁。
三、利用他人限制利用的科研档案，本课题组成员凭本人证件到档案馆查阅；非本课题组成员，须经课题负责人或研究生导师或科研处的同意并签字后方可查阅。
四、利用者如需摘抄、复印档案资料，须经档案馆同意。经同意摘录、复印的档案、资料，经校对、盖档案馆公章后生效。
五、利用档案者应对所利用档案的保密、安全、完整负责。不得将档案内容随意转告他人。未经学校档案馆或有关部门同意，不得转借、擅自公布档案内容，不得随意涂改、圈画，不得拆卷，不得增、删档案内容 或污损档案，更不能丢失。如有上述违规情况，将视情节轻重，依法严肃处理。
六、档案原则上不能外借，特殊情况需外借档案原件的，要办理特批手续，并严格限制借出时间，一般不超过7天，如需延长，请提前补办延期待续。
七、档案借出后，经办人员要定期催还。归还时，要当面检查清点，无误后，注销外借手续，归还入库；如发现有转借、损坏、丢失等现象，及时登记记录，并向馆领导汇报，根据不同情况，上报学校严肃处理。
八、档案材料利用完毕后，利用者要将所利用的档案材料交还档案馆工作人员清点、检查，并按要求认真填写“档案查（借）阅利用登记簿”。
