第一章 总则
第一条 为规范学校内部二级部门档案移交工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，实现档案资源的有效管理和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称“二级部门”，是指本单位内设的各个业务部门、职能部门、院系等。“档案移交”是指二级部门将办理完毕、具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，按照规定整理归档后，向本单位档案馆进行移交的过程。
第三条 本办法适用于本单位二级部门产生的、需归档保存的各类档案（包括但不限于文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等）的移交管理。
第四条 档案移交工作应遵循以下原则：
（一）统一领导、分级管理；
（二）部门立卷、按时归档；
（三）完整齐全、规范整理；
（四）手续完备、责任明确；
（五）安全保密、便于利用。
第二章 管理机构与职责
第五条 学校档案馆是本单位档案工作的归口管理部门，主要职责包括：
（一）制定并完善档案管理制度、标准和技术规范；
（二）指导、监督和检查各二级部门的文件材料形成、积累、整理和预立卷工作；
（三）负责接收、审核、入库、保管和提供利用各二级部门移交的档案；
（四）组织开展档案业务培训；
（五）对档案移交工作进行考核与评价。
第六条 各二级部门是档案形成和归档的责任主体，主要职责包括：
（一）指定专（兼）职档案员，负责本部门档案工作的具体实施；
（二）建立健全本部门文件材料管理制度，确保文件材料形成质量；
（三）负责本部门文件材料的日常收集、积累、整理、预立卷和归档工作；
（四）严格按照本办法的规定，按时、保质、保量向档案馆移交档案；
（五）接受档案馆的业务指导和监督检查。
第三章 归档范围与保管期限
第七条 各二级部门应依据本单位制定的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，结合本部门职能和业务活动，明确本部门应归档文件材料的范围。
第八条 归档文件材料必须真实、完整、准确、系统地反映本部门主要职能活动和历史面貌。包括：
（一）反映本部门主要职能活动和基本历史面貌的；
（二）对本单位工作、历史研究具有查考利用价值的；
（三）维护单位及员工合法权益的；
（四）需要长远保存的。
第九条 保管期限分为永久、定期30年、定期10年。各二级部门应按照《档案保管期限表》准确划分档案的保管期限。
第四章 移交程序与要求
第十条 移交时间：
（一）文书档案：应于每年6月30日前完成上一年度档案的移交。
（二）科研、基建等项目档案：应在项目通过鉴定、验收后两个月内移交。
（三）会计档案：由财务部门整理归档，保管一年后，于次年移交。
（四）其他专门档案：按相关规定或档案馆通知的时间移交。
（五）重大活动、重要事件形成的档案，应在活动或事件结束后及时整理移交。
（六）人员变动（如档案员调动、离职）时，必须办理档案交接手续，未办结者不予办理人事关系转移。
第十一条 移交要求：
（一）质量要求：
1.归档文件材料必须齐全、完整、系统，能准确反映各项活动的真实内容和历史过程。
2.文件材料已办理完毕，完成审批、签发等手续。
3.已按照归档整理规则（《归档文件整理规则》DA/T 22）进行系统整理、编目。
4.档号编制规范、准确，与档案室要求一致。
5.文件材料载体和书写材料符合耐久性要求。电子文件须符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关要求，元数据齐全，与相应纸质档案建立关联。
6.声像档案、实物档案应附有文字说明（时间、地点、人物、事由等）。
（二）数量要求：一般归档一式一份。特殊重要的或利用频繁的档案可酌情增加归档份数。
第十二条 移交手续：
（一）移交前，部门档案员应详细列明移交档案的题名、年度、件（卷）数、保管期限、密级、载体类型等信息，并经部门负责人审核签字确认。
（二）档案馆接收人员根据《档案移交清单》逐项清点、检查。检查内容包括：材料是否齐全完整、整理是否规范、目录是否清晰、手续是否完备等。
（三）检查合格后，交接双方在《档案移交清单》上签字盖章，一式两份，交接部门与档案馆各执一份，长期保存。
（四）档案馆对接收的档案进行登记、编目、入库上架，并更新档案管理信息系统数据。
第十三条 对于整理不符合要求、文件材料不齐全或不完整的档案，学校档案馆有权退回移交部门，限期整改后重新办理移交。
第五章 责任与督促
第十四条 对违反本办法，有下列行为之一的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正；造成档案损毁、丢失或失泄密的，依法依规追究相关责任人及部门负责人的责任：
（一）拒不按规定移交档案的；
（二）无故延迟移交档案的；
（三）移交档案不齐全、不完整，经指出仍不改正的；
（四）整理质量不符合规范要求，影响保管和利用的；
（五）擅自销毁、涂改、伪造档案的；
（六）在档案移交过程中发生失泄密事件的。
第十五条 档案移交工作是一项永久性工作，为维护此项工作的顺利开展，特制定以下规定：
（一）每年6月30日前，未按时归档上一年度档案的部门，由档案馆督促归档；
（二）逾期一个月的由档案馆出函到相应部门；
（三）逾期三个月未归档的部门，由档案馆上报档案工作分管校领导；
（四）逾期四个月未归档的部门，由档案馆上报学校主要领导。
第十六条 对在档案移交工作中做出显著成绩的部门和个人，予以表彰。
第六章 附则
第十七条 本办法由遵义医科大学档案馆负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起施行。原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。
遵义医科大学档案馆
2026年4月20日
