为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准并结合学校实际，制订本制度。
1.档案馆必须与具有独立法人身份的档案数字化服务的公司签订《档案数字化项目安全责任书》（附件1）及《档案数字化加工安全保密协议》（附件2），明确其项目安全责任与保密义务。
2. 数字化服务公司必须对参与档案数字化工作的人员进行身份审查，开展上岗前保密教育，签署保密承诺书，明确工作人员的保密义务和要求。
3.数字化服务公司必须对指定从事数字化加工的工作人员信息登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需要进行签到登记，签到表由现场负责人签字确认。
4.数字化服务公司在数字化加工过程中所使用的设备必须符合有关保密技术标准和保密要求，不得使用无保密保障的扫描设备，不得安装具有无线互联功能的硬件模块或外围设备，所用计算机禁止接入互联网或单位内部局域网，与其他网络完全物理隔离。
5.档案馆应安排专职人员现场监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除各种安全隐患。数字化服务公司工作人员须服从专职安全人员的管理、确保档案数字化加工生产的安全进行。
6.档案馆应合理划分档案数字化工作区、指定数字化工作人员随身物品专柜，并与档案装具实行分区放置。严禁数字化工作人员将任何手机、数码相机、数码摄像机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等移动存储介质等私人物品带入加工场所；严禁数字化工作人员在数字化加工场所从事与数字化无关的活动；严禁数字化加工人员擅自将加工场所内的物品带离现场。
7.档案馆应确保数字化加工场所配备满足安全需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务区等重要位置无监控死角，专职管理人员可随时监控现场情况或调取任意时刻录像回放。
8.实体档案的移交：档案原件在移交数字化服务公司前，档案馆工作人员对待数字化加工的档案案卷预先进行清点、检查、核准与登记，严格按照档案管理要求，认真履行出入库和交接手续。
9.档案数字化监督：档案馆工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好，加工完毕经核查后及时交接入库。
10.档案数字化清场：加工完成后，数字化服务公司应当将加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质（包含损坏的介质）全部移交给档案馆，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。档案馆组织专业人员对数字化服务公司所用的设备进行检查，清除所有留存信息。
11.档案数字化加工过程中所使用的存储介质，应根据所处理档案的最高密级，确定存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施，科学保管并备份保存。
